Pencarian Jati Diri

MAKALAH

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MATERI PERJALANAN DINAS

Disusun Oleh :

1. Dwi Putri Romadhona (11)

2. Eviana Permatasari (25)

3. Fingki Almia Putri (37)

XII-APK 2

Tahun Ajaran 2015/2016

SMK Negeri 1 Surabaya

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat, karunia serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang Perjalanan Dinas dengan baik meskipun banyak kekurangannya didalamnya. Dan juga kami berterima kasih kepada Ibu Siti Nurmala selaku guru mata pelajaran produktif Humas & Keprotokolan yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai tata cara melaksanakan perjalanan dinas pimpinan. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang akan kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Semoga makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun dari Anda demi perbaikan makalah ini di waktu yang akan datang.

Surabaya, 20 Januari 2016

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Salah satu tugas sekretaris adalah mengurus perjalanan dinas.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud perjalanan dinas pimpinan?

2. Apa saja macam-macam cara melaksanakan perjalanan dinas?

3. Bagaimana tatacara melaksanakan perjalanan dinas?

4. Bagaimana persiapan perjalanan dinas pimpinan?

5. Bagaimana pelaksanaan perjalnan dinas pimpinan?

6. Bagaimana pelaporan perjalanan dinas pimpinan?

1.3 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Mengetahui definisi perjalanan dinas pimpinan.

2. Mengetahui macam-macam cara melaksanakan perjalanan dinas.

3. Mengetahui tatacara melaksanakan perjalanan dinas.

4. Mengetahui persiapan perjalanan dinas pimpinan.

5. Mengetahui pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan.

6. Mengetahui bagaimana pelaporan perjalanan dinas pimpinan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PERJALANAN DINAS

Perjalanan : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat

Dinas : Melakukan tugas, kewajiban

Perjalanan Dinas : Suatu kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam

rangka melaksanakan tugas kedinasan/kewajiban kantor.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

2.2 MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS

1. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :

a. Perjalanan dinas dalam negeri.

Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi

b. Perjalanan dinas luar negeri.

Contohnya : antarnegara

2. Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :

a. Perjalanan lewat darat.

b. Perjalanan lewat laut.

c. Perjalanan lewat udara.

3. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :

a. Perjalanan dinas untuk rakernas.

b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.

c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.

d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.

e. Perjalanan dinas untuk pelantikan.

f. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

h. Perjalanan dinas untuk tender.

i. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

j. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.

2.3 TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :

1. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3. Administrasi Kantor atau sekretaris

Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis.

BAB III

MENGATUR PERJALANAN DINAS

3.1 PERSIAPAN PERJALANAN DINAS

Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :

1. Persiapan rencana perjalanan dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a. Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan dinas.

b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.

c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f. Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :

1. Pembelian tiket

Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

2. Reconfirmation

Reconfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.

3. Shuttle flights

Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.

4. Perubahan pemesanan

Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

5. Open return

Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.

6. Redeeming tickets

Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

g. Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h. Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

1. Economy class ( kelas ekonomi ) : 20kg

2. Business class ( kelas bisnis ) : 30kg

3. First class ( kelas satu ) : 40kg

i. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

j. Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a. Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1. Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b. Dokumen eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

1. Paspor ( Passport )

Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

a. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

2. Kartu Keluarga ( KK )

3. Ijazah pendidikan terakhir

4. Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

6. Akta kelahiran

7. Surat tugas dari instansi terkait

b. Paspor berisi data, antara lain :

1. Nomor paspor

2. Nama pemegang paspor

3. Jenis kelamin

4. Kewarganegaaan

5. Tempat dan tanggal lahir

6. Tanggal dikeluarkannya paspor

7. Tanggal masa berlaku paspor

8. Kantor yang mengeluarkan paspor

9. Foto diri pemegang paspor

10. Alamat

11. Lembar untuk exit permit atau visa

c. Cara mendapatkan paspor,

1. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan menyerahkan dokumen diatas.

2. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan membayar biaya pasport

3. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses

4. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.

d. Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

1. Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2. Paspor dinas

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3. Paspor diplomatik

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4. Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.

e. Dokumen yang setara dengan Paspor

Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

1. Sea man book

Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.

2. Certificate of Identity

Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

2. Visa

Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

3. Surat keterangan fiscal

Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

4. Exit permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

5. Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.

6. Tiket transportasi

Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :

a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.

b. Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :

1. Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

2. Kelas penerbangan

3. Status penerbangan

4. Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :

a. Window seat ( tempat duduk dekat jendela )

b. Middle seat ( te,pat duduk ditengah )

c. Front row ( tempat duduk dibaris depan )

5. Status tiket

a. Full farest/endorsable

Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.

b. Nonendorsable

Tarifnya lebih murah daripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.

c. Restricted

Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

7. Voucher penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

3. Persiapan transportasi dan akomondasi

Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :

a. Persiapan Transportasi

Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.

§ Transportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api. Persiapan yang harus dilakukan adalah :

1. Membawa identitas pribadi

2. Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan

3. Membawa peta kota tujuan

4. Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa.

5. Konfirmasikan pemesanan hotel.

§ Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :

1. Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

2. Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat

3. Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

4. Konfirmasikan pemesanan kamar hotel

5. Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali

6. Surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa

7. Persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

8. Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.

§ Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah :

1. Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

2. Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat

3. Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

4. Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum

5. Konfirmasikan pemesanan kamar hotel

6. Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa

7. Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

8. Usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapannya :

Efisiensi dan efektivitas jenis transportasi
Transportasi yang digunakan dalam keberangkatan, kepulangan, dan di lokasi pertemuan dinas.
Menentukan jenis transportasi
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan dinas.
Sebaiknya memiliki daftar biro perjalanan, jadwal maskapai penerbangan, dan jadwal kereta api.

b. Persiapan Akomodasi

Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang ditentukan.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :

1. Pemesanan kamar

Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile minimal 1 hari sebelumnya. Penulisan nama yang didaftarkan harus benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak informasi.

2. Check in

Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian resevation untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel tersebut.

3. Cara pembayaran

Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan lama waktu menginap. Sedangkan biaya fasilitas yang lain dibayar pada saat check out ada juga pada saat selesai makan.

4. Check out

Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan menyerahkan kuni kamar pada pengurusan check out. Resepsionist akan menghubungi semua bagian seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang belum dibayar.

Jenis-jenis akomodasi, antara lain :

1. Hotel

Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.

2. Motel

Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.

3. Hostel

Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.

4. Losmen

Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.

5. Mansion

Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.

6. Mess

Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.

7. Bungalow

Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.

4. Persiapan daftar perjalanan dinas ( itinerary )

Daftar perjalanan dinas ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.

Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama ( asli ) diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.

a. Membuat daftar perjalanan dinas

Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

4. Jenis transportasi yang digunakan.

5. Tujuan perjalanan bisnis.

6. Kapan selesai atau tiba kembali

b. Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan

1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan

2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan

3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang

4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan

5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

c. Kegunaan daftar perjalanan dinas

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :

1. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

2. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

3. Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

5. Persiapan biaya perjalanan dinas

Persiapan biaya perjalanan dinas yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.

a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.

1. Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.

2. Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama dalam perjalanan bisnis.

3. Biaya akomondasi.

4. Biaya acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya pelatihan.

5. Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi

6. Biaya konsumsi.

7. Biaya lunsum atau retribusi yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

b. Macam-macam alat pembayaran

Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :

1. Uang tunai

Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.

2. Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )

Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut

a. Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.

b. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

c. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

3.2 PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

Daftar Perjalanan Pimpinan (Itinerary)

Daftar perjalanan adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan.

Keuntungan daftar perjalanan pimpinan yaitu :

1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan

2. Menghemat pikiran

3. Bekerja lebih tenang

4. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya

5. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan adalah :

1. Tujuan perjalanan

2. Kota tujuan

3. Jenis perjalanan

4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan

5. Rencana janji temu dan keperluan

6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.

Contoh daftar perjalanan dinas pola pemerintah

Contoh daftar perjalanan dinas pola perusahaan swasta

Contoh daftar perjalanan dinas

PT DAYA KREASI

Jalan Tenggilis Kauman II/47M, Surabaya

Telp. (031) 2303121, Fax. (031) 2303122

DAFTAR PERJALANAN DINAS

Surabaya-Jakarta-Palembang-Jakarta-Surabaya selama 3 hari untuk 1 orang

No.	Hari/Tanggal	Waktu	Kegiatan	Keterangan
1	Selasa/ 17 Maret 2009	06.00 WIB	Bapak Hani Ardiansyah diantar menuju Bandara Juanda oleh sopir perusahaan	Rumah Bapak Hani Ardiansyah Jalan Soetomo 23 Surabaya
		06.30 WIB	Tiba di Bandara Juanda kemudian Check In	Bandara Juanda
		06.50-07.55 WIB	Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Jakarta menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 203	Bandara Juanda
		07.55 WIB	Tiba di Bandara Soekarno-Hatta	Bandara Soekarno-Hatta
		08.10 WIB	Menuju Hotel Sanjaya diantar oleh Kepala Perwakilan PT Cyber Link Jakarta, Bapak Gozali. Kemudian check in, breakfast, dan istirahat.	Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
		13.00 WIB	Makan siang di Hotel Sanjaya	Resto Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
		18.30 WIB	Menuju King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		19.00 WIB	Makan malam dengan Bapak Darmanto, SE Direktur Pemasaran PT Ogatsu di King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623	King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623
		20.30 WIB	Kembali ke Hotel Sanjaya untuk istirahat	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
2	Rabu/18 Maret 2009	08.00 WIB	Breakfast di Hotel Sanjaya	Resto Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
		09.00 WIB	Menuju PT Indah Pertiwi	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		10.00-11.00 WIB	Menghadiri Penandatanganan Kontrak Kerjasama (MOU) dengan Bapak Muhadi, Direktur PT Indah Pertiwi	PT Indah Pertiwi Jalan Sudirman 12
		12.00 WIB	Ishoma sholat Dhuhur	PT Indah Pertiwi Jalan Sudirman 12
		13.00 WIB	Jamuan makan siang di PT Indah Pertiwi	PT Indah Pertiwi Jalan Sudirman 12
		14.00 WIB	Menuju Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Percetakan 2	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		15.00-17.00 WIB	Menghadiri seminar “1^st sight for the fortune” di Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Percetakan 2 sebagai narasumber	Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Percetakan 2
		16.00 WIB	Ishoma Sholat Ashar	Hotel Swarna Jalan Percetakan 2
		17.00 WIB	Kembali ke Hotel Sanjaya	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		17.30 WIB	Tiba di Hotel Sanjaya untuk istirahat dan Sholat Maghrib	Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
		19.00-22.00 WIB	Makan malam dengan Kepala Perwakilan dan seluruh personil PT Cyber Link Cabang Jakarta di Resto Hotel Sanjaya	Resto Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
3	Kamis/19 Maret 2009	07.00 WIB	Breakfast di Resto Hotel Sanjaya	Resto Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
		07.45 WIB	Check Out dari Hotel Sanjaya	Hotel Sanjaya Jalan Kapten Tendean 613
		08.00 WIB	Menuju Bandara Soekarno-Hatta	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		08.30 WIB	Tiba di Bandara Soekarno-Hatta kemudian Check In	Bandara Soekarno-Hatta
		08.40-09.35 WIB	Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Palembang menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 111	Bandara Soekarno-Hatta
		09.35 WIB	Tiba di Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II	Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
		09.50 WIB	Menuju PT Eviana Permatasari cabang Palembang	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Palembang
		10.20 WIB	Tiba di PT Eviana Permatasari cabang Palembang untuk meresmikan cabang tersebut	PT Daya Kreasi cabang Palembang Jalan Sriwijaya 57
		12.00-13.00 WIB	Ishoma Sholat Dhuhur dan Jamuan makan siang di PT Eviana Permatasari cabang Palembang	PT Daya Kreasi cabang Palembang Jalan Sriwijaya 57
		13.00 WIB	Menuju Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Palembang
		13.30 WIB	Tiba di Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II kemudian Check In	Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
		13.40-14.35 WIB	Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Jakarta menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 111	Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
		14.40 WIB	Menuju PT Cyber Link, Jakarta	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		15.00-16.30 WIB	Menghadiri Rapat Keuangan dengan GM Pemasaran di Ruang rapat PT Cyber Link, Jakarta	PT Cyber Link, Jakarta Jalan Thamrin 23
		16.30-17.00	Ishoma Sholat Ashar	PT Cyber Link, Jakarta Jalan Thamrin 23
		17.00-18.00 WIB	Melanjutkan Rapat Keuangan dengan GM Pemasaran di Ruang rapat PT Cyber Link, Jakarta	PT Cyber Link, Jakarta Jalan Thamrin 23
		18.00-18.30 WIB	Ishoma Sholat Magrib	PT Cyber Link, Jakarta Jalan Thamrin 23
		18.30-19.00 WIB	Menuju Bandara Soekarno-Hatta	Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
		19.00 WIB	Makan malam di Resto Elegant, Bandara Soekarno Hatta	Resto Elegant Bandara Soekarno-Hatta
		20.00 WIB	Check In di Bandara Soekarno-Hatta	Bandara Soekarno-Hatta
		20.15-21.20 WIB	Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Surabaya menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 202	Bandara Soekarno-Hatta
		21.20 WIB	Tiba di Bandara Juanda	Bandara Juanda
		21.30 WIB	Menuju rumah Bapak Bapak Hani dijemput oleh sopir perusahaan	Rumah Bapak Hani Ardiansyah Jalan Soetomo 23 Surabaya

Surabaya, 14 Januari 2009

Mengetahui, Dibuat Oleh,

Direktur PT Daya Kreasi Sekretaris

Hani Ardiansyah Adila Aulia Fatrotana

3.3 PELAPORAN PERJALANAN DINAS

1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tuags perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas dilakukan, kapan keberangkatan, dan kapan kepulangannya.

2. Laporan Biaya Perjalanan Dinas

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas tersebut.

Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan, yaitu:

1. Menginventaris/mengumpulkan bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, nota.

2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan, transportasi, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya

yang digunakan untuk menjamu relasi.

3. Menjumlah seluruh pengeluaran tersebut, sehingga terlihat jumlah nominal uang yang dikeluarkan.

3. Susunan Laporan Perjalanan Dinas

Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang

Tujuan

BAB II ISI LAPORAN

Agenda Perjalanan

Laporan Biaya Perjalanan

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Lampiran

BAB IV

PENUTUP

4.1 KESIMPULAN

1. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

2. Macam-macam perjalanan dinas terbagi menjadi 3, yaitu :

a. Ditinjau dari wilayah tujuannya

b. Ditinjau dari transportasi yang digunakan

c. Ditinjau dari tujuan perjalanan dinasnya

3. Tata cara pelaksanaan rapat ada 3, yaitu :

a. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

b. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

c. Administrasi Kantor atau sekretaris

4. Yang perlu disiapkan dalam menangani perjalanan dinas adalah

a. Persiapan rencana perjalanan dinas, meliputi :

1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas

2. Tujuan utama dari perjalanan dinas

3. Waktu/jadwal pelaksanaan perjalanan dinas

4. Prosedur tentang transportasi dan hotel

5. Jumlah biaya perjalanan dinas

6. Cara pemesanan transportasi dan hotel

7. Customs regulations (peraturan kepabeanan)

8. Baggage (bagasi)

9. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan

10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

b. Persiapan dokumen perjalanan dinas, meliputi :

a. Dokumen Internal

1. Surat tugas

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

b. Dokumen Eksternal

1. Passport

2. Visa

3. Surat keterangan viskal

4. Exit permit

5. Sertifikat kesehatan/yellow card

6. Tiket transportasi

7. Voucher penginapan

c. Persiapan transportasi dan akomodasi

v Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapan transportasi :

1. Efisiensi dan efektivitas jenis transportasi

2. Transportasi yang digunakan dalam keberangkatan, kepulangan, dan di lokasi pertemuan dinas.

3. Menentukan jenis transportasi

4. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan dinas.

5. Sebaiknya memiliki daftar biro perjalanan, jadwal maskapai penerbangan, dan jadwal kereta api.

v Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapan akomodasi :

1. Pemesanan kamar hotel

2. Check in

3. Check out

4. Cara pembayaran

d. Persiapan daftar perjalanan dinas (itinerary)

· Membuat daftar perjalanan dinas

Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

4. Jenis transportasi yang digunakan.

5. Tujuan perjalanan bisnis.

6. Kapan selesai atau tiba kembali

· Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan

1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan

2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan

3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang

4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan

5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

e. Persiapan biaya perjalanan dinas, meliputi :

· Jenis Pembiayaan perjalanan dinas

1. biaya dokumen perjalanan

2. biaya transportasi

3. biaya akomodasi

4. biaya kontribusi penyelenggaraan acara

5. biaya meals entertainment

6. biaya konsumsi

7. biaya lunsum/retribusi

· Macam Alat Pembayaran

1. Uang tunai

2. Traveler’s Funds

3. Letter of Credit (L/C)

4. Credit Card

5. Pelaksanaan perjalanan dinas yaitu melaksanakan daftar perjalanan dinas. Daftar perjalanan adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan.

Keuntungan daftar perjalanan pimpinan yaitu :

1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan

2. Menghemat pikiran

3. Bekerja lebih tenang

4. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya

5. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan adalah :

1. Tujuan perjalanan

2. Kota tujuan

3. Jenis perjalanan

4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan

5. Rencana janji temu dan keperluan

6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.

6. Laporan perjalanan dinas dibuat ketika perjalanan tersebut sudah selesai dilakasanakan. Administrasi kantor/sekretaris yang bertanggung jawab dalam membuatnya. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas dilakukan, kapan keberangkatan, dan kapan kepulangannya.

Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang

Tujuan

BAB II ISI LAPORAN

Agenda Perjalanan

Laporan Biaya Perjalanan

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Lampiran

DAFTAR PUSTAKA

· http://smknegeri1salatiga.blogspot.co.id/2014/09/perjalanan-dinas-pimpinan.html