Kamis, 07 Maret 2019

KODE TIX ID

Kode TIX ID
Masukkan kode ini saat mendaftar akun TIX ID untuk mendapatkan voucher
M64EYZ
Terima kasih 

Rabu, 20 Januari 2016

MENGATUR PERJALANAN DINAS

MAKALAH
HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
MATERI PERJALANAN DINAS



Disusun Oleh :
1. Dwi Putri Romadhona      (11)
2. Eviana Permatasari          (25)
3. Fingki Almia Putri            (37)


XII-APK 2
Tahun Ajaran 2015/2016
SMK Negeri 1 Surabaya





KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat, karunia serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang Perjalanan Dinas dengan baik meskipun banyak kekurangannya didalamnya. Dan juga kami berterima kasih kepada Ibu Siti Nurmala selaku guru mata pelajaran produktif Humas & Keprotokolan yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai tata cara melaksanakan perjalanan dinas pimpinan. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang akan kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun dari Anda demi perbaikan makalah ini di waktu yang akan datang.


                                                                    Surabaya, 20 Januari 2016



 BAB I
PENDAHULUAN

1.1   LATAR BELAKANG
Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Salah satu tugas sekretaris adalah mengurus perjalanan dinas.


1.2   RUMUSAN MASALAH
            1.      Apa yang dimaksud perjalanan dinas pimpinan?
            2.      Apa saja macam-macam cara melaksanakan perjalanan dinas?
            3.      Bagaimana tatacara melaksanakan perjalanan dinas?
            4.      Bagaimana persiapan perjalanan dinas pimpinan?
            5.      Bagaimana pelaksanaan perjalnan dinas pimpinan?
            6.      Bagaimana pelaporan perjalanan dinas pimpinan?


1.3   TUJUAN PEMBELAJARAN
1.        Mengetahui definisi perjalanan dinas pimpinan.
2.        Mengetahui macam-macam cara melaksanakan perjalanan dinas.
3.        Mengetahui tatacara melaksanakan perjalanan dinas.
4.        Mengetahui persiapan perjalanan dinas pimpinan.
5.        Mengetahui pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan.
6.        Mengetahui bagaimana pelaporan perjalanan dinas pimpinan.



BAB II
PEMBAHASAN

2.1   PENGERTIAN PERJALANAN DINAS
Perjalanan                 : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat
Dinas                        : Melakukan tugas, kewajiban
Perjalanan Dinas      :  Suatu kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam
                                  rangka melaksanakan tugas kedinasan/kewajiban kantor.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

2.2   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS
1.      Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :
a. Perjalanan dinas dalam negeri.
Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi
b.  Perjalanan dinas luar negeri.
Contohnya : antarnegara
2.      Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :
a.  Perjalanan lewat darat.
b.  Perjalanan lewat laut.
c.  Perjalanan lewat udara.
3.      Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :
a.  Perjalanan dinas untuk rakernas.
b.  Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
c.  Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
d.  Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.
e.  Perjalanan dinas untuk pelantikan.
f.  Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
g.  Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
h.  Perjalanan dinas untuk tender.
i.   Perjalanan dinas untuk acara seremonial.
j.   Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.
2.3   TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :
1. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
2. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
3. Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis.




BAB III
MENGATUR PERJALANAN DINAS


3.1   PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan  lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :
1.    Persiapan rencana perjalanan dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a.    Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan dinas.
b.    Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.
c.    Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d.    Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
e.    Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f.    Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :
1.    Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
2.    Reconfirmation
Reconfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.
3.    Shuttle flights
Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
4.    Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
5.    Open return
Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.
6.    Redeeming tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
g.    Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.
h.    Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
1.    Economy class ( kelas ekonomi )          : 20kg
2.    Business class ( kelas bisnis )                : 30kg
3.    First class ( kelas satu )                         : 40kg
i.     Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
j.     Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

2.    Persiapan dokumen perjalanan bisnis
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a.    Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
1.    Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
2.    Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.
b.    Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1.    Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
a.    Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
1.    Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
2.    Kartu Keluarga ( KK )
3.    Ijazah pendidikan terakhir
4.    Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
5.    Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
6.    Akta kelahiran
7.    Surat tugas dari instansi terkait
b.    Paspor berisi data, antara lain :
1.    Nomor  paspor
2.    Nama pemegang paspor
3.    Jenis kelamin
4.    Kewarganegaaan
5.    Tempat dan tanggal lahir
6.    Tanggal dikeluarkannya paspor
7.    Tanggal masa berlaku paspor
8.    Kantor yang mengeluarkan paspor
9.    Foto diri pemegang paspor
10. Alamat
11. Lembar untuk exit permit atau visa
c.    Cara mendapatkan paspor,
1. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan menyerahkan dokumen diatas.
2. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan membayar biaya pasport
3. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses
4. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.
d.    Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
1.    Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
2.    Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3.    Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4.    Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
e.    Dokumen yang setara dengan Paspor
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
1.    Sea man book
Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.
2.    Certificate of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

2.    Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

3.    Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

4.    Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

5.    Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.

6.    Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a.    Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b.    Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :
1.    Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
2.    Kelas penerbangan
3.    Status penerbangan
4.    Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :
a.    Window seat ( tempat duduk dekat jendela )
b.    Middle seat ( te,pat duduk ditengah )
c.    Front row ( tempat duduk dibaris depan )
5.    Status tiket
a.    Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.
b.    Nonendorsable
Tarifnya lebih murah daripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.
c.    Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

7.    Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

3.    Persiapan transportasi dan akomondasi
Untuk  kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :
a.    Persiapan Transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.
§  Transportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
1.    Membawa identitas pribadi
2.    Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
3.    Membawa peta kota tujuan
4.    Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa.
5.    Konfirmasikan pemesanan hotel.
     §  Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
1.    Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
2.    Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
3.    Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
4.    Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
5.    Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
6.    Surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa
7.    Persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8.    Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.
    §  Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
1.    Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
2.    Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
3.    Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
4.    Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
5.    Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
6.    Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa
7.    Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
8.    Usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapannya :
  1. Efisiensi dan efektivitas jenis transportasi
  2. Transportasi yang digunakan dalam keberangkatan, kepulangan, dan di lokasi pertemuan dinas.
  3. Menentukan jenis transportasi
  4. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan dinas.
  5. Sebaiknya memiliki daftar biro perjalanan, jadwal maskapai penerbangan, dan jadwal kereta api.

b.    Persiapan Akomodasi   
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang ditentukan.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
1.    Pemesanan kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile minimal 1 hari sebelumnya. Penulisan nama yang didaftarkan harus benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak informasi.
2.    Check in
Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian resevation untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel tersebut.
3.    Cara pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan lama waktu menginap. Sedangkan biaya fasilitas yang lain dibayar pada saat check out ada juga pada saat selesai makan.
4.    Check out
Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan menyerahkan kuni kamar pada pengurusan check out. Resepsionist akan menghubungi semua bagian seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang belum dibayar.
Jenis-jenis akomodasi, antara lain :
1.    Hotel
Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.
2.    Motel
Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.
3.    Hostel
Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.
4.    Losmen
Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.
5.    Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
6.    Mess
Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.
7.    Bungalow
Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.

4.    Persiapan daftar perjalanan dinas ( itinerary )
Daftar perjalanan dinas  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama ( asli )  diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
a.    Membuat daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :
1.    Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2.    Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3.    Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4.    Jenis transportasi yang digunakan.
5.    Tujuan perjalanan bisnis.
6.    Kapan selesai atau tiba kembali
b.    Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan
1.      Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2.      Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3.      Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4.      Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5.      Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
c.    Kegunaan daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
1.    Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
2.    Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3.    Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

5.    Persiapan biaya perjalanan dinas
Persiapan biaya perjalanan dinas yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
a.    Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.
1.    Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.
2.    Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama dalam perjalanan bisnis.
3.    Biaya akomondasi.
4.    Biaya acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya pelatihan.
5.    Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
6.    Biaya konsumsi.
7.    Biaya lunsum atau retribusi yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.
b.    Macam-macam alat pembayaran
Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :
1.    Uang tunai
Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
2.    Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut
a. Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.
b. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
c. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.



3.2   PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

Daftar Perjalanan Pimpinan (Itinerary)
Daftar perjalanan adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan.
Keuntungan daftar perjalanan pimpinan yaitu :
1.      Pekerjaan penting tidak terlewatkan
2.      Menghemat pikiran
3.      Bekerja lebih tenang
4.      Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5.      Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan adalah :
1.      Tujuan perjalanan
2.      Kota tujuan
3.      Jenis perjalanan
4.      Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5.      Rencana janji temu dan keperluan
6.      Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.


Contoh daftar perjalanan dinas pola pemerintah



Contoh daftar perjalanan dinas pola perusahaan swasta


Contoh daftar perjalanan dinas
PT DAYA KREASI
Jalan Tenggilis Kauman II/47M, Surabaya
Telp. (031) 2303121, Fax. (031) 2303122

DAFTAR PERJALANAN DINAS
Surabaya-Jakarta-Palembang-Jakarta-Surabaya selama 3 hari untuk 1 orang

No.
Hari/Tanggal
Waktu
Kegiatan
Keterangan
1
Selasa/ 17 Maret 2009
06.00 WIB
Bapak Hani Ardiansyah diantar  menuju Bandara Juanda oleh sopir perusahaan
Rumah Bapak Hani Ardiansyah Jalan Soetomo 23 Surabaya
06.30 WIB
Tiba di Bandara Juanda kemudian Check In
Bandara Juanda
06.50-07.55 WIB
Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Jakarta menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 203
Bandara Juanda
07.55 WIB
Tiba di Bandara Soekarno-Hatta
Bandara Soekarno-Hatta
08.10 WIB
Menuju Hotel Sanjaya diantar oleh Kepala Perwakilan PT Cyber Link Jakarta, Bapak Gozali. Kemudian check in, breakfast, dan istirahat.
Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
13.00 WIB
Makan siang di Hotel Sanjaya
Resto Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
18.30 WIB
Menuju King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
19.00 WIB
Makan malam dengan Bapak Darmanto, SE Direktur Pemasaran PT Ogatsu di King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623
King Palace Jalan HR. Rasuna Sahid 623
20.30 WIB
Kembali ke Hotel Sanjaya untuk istirahat
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
2

Rabu/18  Maret 2009
08.00 WIB
Breakfast di Hotel Sanjaya
Resto Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
09.00 WIB
Menuju PT Indah Pertiwi
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
10.00-11.00 WIB
Menghadiri Penandatanganan Kontrak Kerjasama (MOU) dengan Bapak Muhadi, Direktur PT Indah Pertiwi
PT Indah Pertiwi
Jalan Sudirman 12
12.00 WIB
Ishoma sholat Dhuhur
PT Indah Pertiwi
Jalan Sudirman 12
13.00 WIB
Jamuan makan siang di PT Indah Pertiwi
PT Indah Pertiwi
Jalan Sudirman 12
14.00 WIB
Menuju Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Percetakan 2
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
15.00-17.00 WIB
Menghadiri seminar “1st sight for the fortune” di Grand Balroom Hotel Swarna Jalan Percetakan 2  sebagai narasumber
Grand Balroom Hotel Swarna
Jalan Percetakan 2
16.00 WIB
Ishoma Sholat Ashar
Hotel Swarna
Jalan Percetakan 2
17.00 WIB
Kembali  ke Hotel Sanjaya
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
17.30 WIB
Tiba di Hotel Sanjaya untuk istirahat dan Sholat Maghrib
Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
19.00-22.00 WIB
Makan malam dengan Kepala Perwakilan dan seluruh personil PT Cyber Link Cabang Jakarta di Resto Hotel Sanjaya
Resto Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
3
Kamis/19 Maret 2009
07.00 WIB
Breakfast di Resto Hotel Sanjaya
Resto Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
07.45 WIB
Check Out dari Hotel Sanjaya
Hotel Sanjaya
Jalan Kapten Tendean 613
08.00 WIB
Menuju Bandara Soekarno-Hatta
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
08.30 WIB
Tiba di Bandara Soekarno-Hatta kemudian Check In
Bandara Soekarno-Hatta
08.40-09.35 WIB
Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Palembang menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 111
Bandara Soekarno-Hatta
09.35 WIB
Tiba di Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
09.50 WIB
Menuju PT Eviana Permatasari cabang Palembang
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Palembang
10.20 WIB
Tiba di PT Eviana Permatasari cabang Palembang untuk meresmikan cabang tersebut
PT Daya Kreasi cabang Palembang
Jalan Sriwijaya 57
12.00-13.00 WIB
Ishoma Sholat Dhuhur dan Jamuan makan siang di PT Eviana Permatasari cabang Palembang
PT Daya Kreasi cabang Palembang
Jalan Sriwijaya 57
13.00 WIB
Menuju Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Palembang
13.30 WIB
Tiba di Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II kemudian Check In
Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
13.40-14.35 WIB
Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Jakarta menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 111
Bandara Sultan Mahmud Badarruddin II
14.40 WIB
Menuju PT Cyber Link, Jakarta
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
15.00-16.30 WIB
Menghadiri Rapat Keuangan dengan GM Pemasaran di Ruang rapat PT Cyber Link, Jakarta
PT Cyber Link, Jakarta
Jalan Thamrin 23
16.30-17.00
Ishoma Sholat Ashar
PT Cyber Link, Jakarta
Jalan Thamrin 23
17.00-18.00 WIB
Melanjutkan Rapat Keuangan dengan GM Pemasaran di Ruang rapat PT Cyber Link, Jakarta
PT Cyber Link, Jakarta
Jalan Thamrin 23
18.00-18.30 WIB
Ishoma Sholat Magrib
PT Cyber Link, Jakarta
Jalan Thamrin 23
18.30-19.00
WIB
Menuju Bandara Soekarno-Hatta
Diantar oleh mobil PT Daya Kreasi cabang Jakarta
19.00 WIB
Makan malam di Resto Elegant, Bandara Soekarno Hatta
Resto Elegant
Bandara Soekarno-Hatta
20.00 WIB
Check In di Bandara Soekarno-Hatta
Bandara Soekarno-Hatta
20.15-21.20 WIB
Bapak Hani Ardiansyah berangkat ke Surabaya menggunakan Pesawat Garuda Indonesia dengan No. Flight GA 202
Bandara Soekarno-Hatta
21.20 WIB
Tiba di Bandara Juanda
Bandara Juanda
21.30 WIB
Menuju rumah Bapak Bapak Hani dijemput oleh sopir perusahaan
Rumah Bapak Hani Ardiansyah Jalan Soetomo 23 Surabaya
                                                                                                                 
                                                                                 Surabaya, 14 Januari 2009
Mengetahui,                                                               Dibuat Oleh,

Direktur PT Daya Kreasi                                            Sekretaris

                                                                                                                 

Hani Ardiansyah                                                         Adila Aulia Fatrotana



3.3   PELAPORAN PERJALANAN DINAS


1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tuags perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas dilakukan, kapan keberangkatan, dan kapan kepulangannya.
2. Laporan Biaya Perjalanan Dinas
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas tersebut.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan, yaitu:
1.   Menginventaris/mengumpulkan bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, nota.
2.  Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan, transportasi, dan entertainment.  Biaya entertainment  adalah biaya
       yang digunakan untuk menjamu relasi.
3.    Menjumlah seluruh pengeluaran tersebut, sehingga terlihat jumlah nominal uang yang dikeluarkan.

3. Susunan Laporan Perjalanan Dinas
Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :
BAB I      PENDAHULUAN
     Latar Belakang
     Tujuan
BAB II    ISI LAPORAN
                 Agenda Perjalanan
                 Laporan Biaya Perjalanan
BAB III   PENUTUP
                 Kesimpulan
                 Lampiran




BAB IV
PENUTUP


4.1   KESIMPULAN

1.    Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

2.    Macam-macam perjalanan dinas terbagi menjadi 3, yaitu :
            a. Ditinjau dari wilayah tujuannya
b. Ditinjau dari transportasi yang digunakan
c. Ditinjau dari tujuan perjalanan dinasnya
3.    Tata cara pelaksanaan rapat ada 3, yaitu :
a. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas.
b.  Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
c. Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

4.    Yang perlu disiapkan dalam menangani perjalanan dinas adalah
       a. Persiapan rencana perjalanan dinas, meliputi :
1.         Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas
2.         Tujuan utama dari perjalanan dinas
3.         Waktu/jadwal pelaksanaan perjalanan dinas
4.         Prosedur tentang transportasi dan hotel
5.         Jumlah biaya perjalanan dinas
6.         Cara pemesanan transportasi dan hotel
7.         Customs regulations (peraturan kepabeanan)
8.         Baggage (bagasi)
9.         Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan
10.     Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
       b. Persiapan dokumen perjalanan dinas, meliputi :
a.         Dokumen Internal
       1. Surat tugas
       2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
b.         Dokumen Eksternal        
       1. Passport
       2. Visa
       3. Surat keterangan viskal
       4. Exit permit
       5. Sertifikat kesehatan/yellow card
       6. Tiket transportasi
       7. Voucher penginapan
       c. Persiapan transportasi dan akomodasi
v Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapan transportasi :
1.    Efisiensi dan efektivitas jenis transportasi
2.    Transportasi yang digunakan dalam keberangkatan, kepulangan, dan di lokasi pertemuan dinas.
3.    Menentukan jenis transportasi
4.    Faktor lamanya jangka waktu pertemuan dinas.
5.    Sebaiknya memiliki daftar biro perjalanan, jadwal maskapai penerbangan, dan jadwal kereta api.
v Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapan akomodasi :
1.    Pemesanan kamar hotel
2.    Check in
3.    Check out
4.    Cara pembayaran
       d. Persiapan daftar perjalanan dinas (itinerary)
·           Membuat daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :
1.    Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2.    Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3.    Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4.    Jenis transportasi yang digunakan.
5.    Tujuan perjalanan bisnis.
6.    Kapan selesai atau tiba kembali
·           Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan
1.      Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2.      Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3.      Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4.      Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5.      Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
           
       e. Persiapan biaya perjalanan dinas, meliputi :
·           Jenis Pembiayaan perjalanan dinas
       1. biaya dokumen perjalanan
       2. biaya transportasi
       3. biaya akomodasi
       4. biaya kontribusi penyelenggaraan acara
       5. biaya meals entertainment
       6. biaya konsumsi
       7. biaya lunsum/retribusi
·           Macam Alat Pembayaran
       1. Uang tunai
       2. Traveler’s Funds
       3. Letter of Credit (L/C)
       4. Credit Card

5.   Pelaksanaan perjalanan dinas yaitu melaksanakan daftar perjalanan dinas. Daftar perjalanan adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan.
Keuntungan daftar perjalanan pimpinan yaitu :
1.      Pekerjaan penting tidak terlewatkan
2.      Menghemat pikiran
3.      Bekerja lebih tenang
4.      Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5.      Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan adalah :
1.      Tujuan perjalanan
2.      Kota tujuan
3.      Jenis perjalanan
4.      Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5.      Rencana janji temu dan keperluan
6.      Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.

6.   Laporan perjalanan dinas dibuat ketika perjalanan tersebut sudah selesai dilakasanakan. Administrasi kantor/sekretaris yang bertanggung jawab dalam membuatnya. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas dilakukan, kapan keberangkatan, dan kapan kepulangannya.
Umumnya, laporan perjalanan dinas disusun menurut sistematika berikut ini :
BAB I      PENDAHULUAN
                 Latar Belakang
                 Tujuan
BAB II     ISI LAPORAN
                 Agenda Perjalanan
                 Laporan Biaya Perjalanan
BAB III   PENUTUP
                 Kesimpulan
                 Lampiran



DAFTAR PUSTAKA


·      Nurmala, Siti. 2015. Modul Pembelajaran Humas dan Keprotokolan (C.3) Kelas XII Materi : Perjalanan Dinas Pimpinan. Surabaya
·      Sri Endang R., Sri Mulyani, dan Suyetty. Modul Memproses Perjalanan Bisnis. Jakarta:Penerbit Erlangga